Vorbemerkung: Das ist ein Text aus einer meiner ersten Publikationen und stammt aus dem Jahre 1994. Ich habe ihn über die Jahre kaum angepasst, außer die Ansprache von „Sie selbst sind ihr größter Zeitverschwender“ in „Du selbst bist Dein größter Zeitverschwender“ zu ändern.
Stress gehört heute vielerorts schon fast genauso zum Beruf wie die Arbeit. In der Verwaltung stehen immer mehr Menschen unter dauerndem Zeitdruck und haben Angst, ständig nur noch zu reagieren und nicht mehr zu agieren. Der Stress präsentiert sich für diese Menschen immer öfter wie eine Fessel, die ihren Körper zunehmend einschnürt, ohne Chance, sich daraus befreien zu können. Wer seinen Stress aber wirksam bekämpfen möchte, der sollte folgendes anstreben:
– Besseren Umgang mit der zu erledigenden Arbeit /// – optimalere Ausnutzung der zur Verfügung stehenden Zeit /// – mehr Freude an der Arbeit /// – weniger Überstunden und damit (… natürlich auch …) /// – mehr Freizeit.
Dies heißt aber, die Bekämpfung des Stress nicht dem Zufall zu überlassen, sondern auftretende Probleme zu analysieren und systematisch anzugehen. Ein wichtiger Schritt in diese Richtung ist es, den Streß so bewusst zu steuern, damit man sich auf das Wesentliche konzentrieren kann. Nachfolgend gebe ich Dir Anregungen, den gewohnten Umfang mit der Zeit neu zu überdenken. Außerdem werden ausgewählte Techniken effektiver Arbeitsmethodik präsentiert.
„Zeit ist Geld!“ – Diese Redensart wird immer wieder verwendet, wenn man Zeitverlust mit Geldverlust gleichsetzen will. Dabei ist Zeit nicht einfach Geld, sondern unterscheidet sich von Geld dadurch, dass die Zeit begrenzt und knapp ist und nicht vermehrt werden kann. Außerdem bringt Zeit keine Zinsen und kann auch nicht für später aufgehoben werden. Damit Zeit, im wahrsten Sinne des Wortes, nicht nutzlos verrinnt, bedarf es eines disziplinierten Zeit-Managements.
In Zeiten in denen Chefs von ihren einzelnen Bereichen verlangen, mehr Tätigkeiten mit einem kleineren Mitarbeiterstamm zu bewältigen, werden logischerweise immer häufiger Klagen über Zeitmangel laut. Aber ob Du es mir nun glaubstoder nicht: Du selbst bist Dein größter Zeitverschwender. Wie oft erwischst Du Dich dabei, wie Du planlos Ziele zu erreichen versuchst und schießlich doch feststellen zu müssen, dass Du wieder einmal den zweiten Schritt vor dem ersten getan hast. Auch so, wirst Du jetzt denken: Das meint er also mit „Zeit-Management für Dumme!
Eine gute Gelegenheit für mich, die Überschrift zu erklären. – Also, nicht, dass wir uns falsch verstehen: Bei „… für Dumme“ berufe ich mich auf die in den 1990er Jahren mit der Ausgabe „DOS für Dummies“ begründete und seinerzeit recht populäre Buchreihe, die Menschen „mit einem leeren Kopf“ ansprechen sollte, also solche, denen spezielles Wissen fehlt. Beispielsweise mich zu dieser Zeit.
Ich hatte damals einen Atari PC3 8088, und als stolzer Umsteiger vom Sinclair ZX81, über den Sinclair Spectrum auf den Commodore 64 , war ich nun von der Economy Class in die Business Class der Homecomputer-Nutzer aufgestiegen, ohne jedoch wichtiges Basiswissen über das Betriebssystem MS DOS zu besitzen. Natürlich ärgerte ich mich als stolzer Nutzer des PC3 über den Buchtitel „DOS für Dumme“, aber ich kaufte es mir trotzdem … und dieses Buch gab mir soviele Tips, dass ich mir gegenüber nachher wirklich zugeben musste, dass ich zuvor dumm gewesen war und zwar weil ich mir viel zuviel unnötige Arbeit gemacht hatte. Ohne richtig zu wissen, was man will und wie man auf dem einfachsten Wege dorthin kommt, hängt das Ziel sozusagen in der Luft und um ein Luftschloss zu erreichen verschwendet man Zeit.
Die notwendige Kontrolle, wann und wie oft Dir bei Deine täglichen Arbeit schon passiert ist oder immer noch passiert, ergibt der folgende SOLL / IST-VERGLEICH und gibt es dabei mehr als fünf Differenzen zwischen Soll und Ist, solltest Du unverzüglich Zeit-Management in Erwägung ziehen:
Jedem Menschen auf dieser Welt steht jeden Tag die gleiche Zeitmenge zur Verfügung: 60 Minuten pro Stunde und das 24 Stunden am Tag. Im einen Fall zieht sich die Zeit aber zäh dahin, wärend sie im anderen sozusagen zwischen den Fingern verrinnt. Besonders Chefs klagen gerna über chronischen Zeitmangel. Die steigende Zahl von Aufgaben bewirken bei vielen von ihnen das Gefühl, nicht ausreichend Zeit dafür zu haben – ein Gefühl, dass sich stetig verstärket.
Andererseits sind auch viele Mitarbeitende, mit ihrer eigenen Zeitplanung nicht zufrieden. Im kleinen Kreis wird dann auch schon einmal darüber gesprochen, dass man gerne mehr darüber wüsste, wie sich Zeit effektiver organisieren lässt. Oft heißt es dann: „Vor lauter Stress komme ich überhaupt nicht dazu, mir die richtigen Gedanken darüber zu machen.“ Das braucht man auch nicht, denn das haben sich Experten bereite vor langer Zeit gemacht, weshalb es ja diese tollen Typen (m / w / d ) gibt, die einem imponierne, weil sie täglich acht Stunden und mehr wohlorganisiert arbeiten und trotzdem zu Hause gutgelaunt sind.
Die Psychologin Regula Schräder-Naef macht in ihrem Buch „Rationeller Lernen lernen“ auf sieben sog. ZEITFALLEN aufmerksam:(…)